สื่อสารแบบผู้นำ: พูดเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่ายทำอย่างไร โดย ศิริรัตน์ ศิริวรรณ

การสื่อสารเป็นทักษะที่มีความสำคัญอย่างสูงสำหรับผู้นำ ผู้นำที่ประสบความสำเร็จมักเป็นนักสื่อสารชั้นยอด ยกตัวอย่างเช่น สตีฟ จ็อปส์ เขามักพูดเรื่องยากๆ หรือเรื่องทางเทคนิคให้เป็นเรื่องที่เข้าใจง่าย และเข้าถึงจิตใจผู้ฟังอยู่เสมอ

การพูดเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย ‘ไม่ใช่เรื่องยาก’ เริ่มต้นที่ท่านปรับวิธีคิดและมุมมองเพียงเล็กน้อย และฝึกฝนทักษะการใช้ภาษาเพิ่มเติม ลองดำเนินการดังต่อไปนี้ดูนะคะ

1. เอาใจเขามาใส่ใจเรา:
ยึดผู้ฟังเป็นศูนย์กลาง พิจารณาว่าผู้ฟังของท่านคือใคร พื้นฐานความรู้ ประสบการณ์เป็นอย่างไร มีความต้องการ สนใจอะไร เพื่อให้ท่านสามารถใช้ภาษา คำพูดได้อย่างสอดคล้องกับผู้ฟัง ทำให้พวกเขาเข้าใจได้ง่าย

2. กระชับ:
สมองส่วนการคิดของเรามีขนาดเล็ก การทำงานแต่ละครั้งต้องใช้พลังงานมหาศาล สมองจึงทำงานได้ทีละเรื่อง การใช้คำพูดจึงต้องกระชับ และเฉพาะเจาะจง ตัดถ้อยคำหรือการพรรณนาแบบฟุ่มเฟือยทิ้งไป ใช้หลักการ Less is More พูดน้อยแต่ได้มาก

3. ปรับวิธีคิด:
ท่านจะพูดอย่างกระชับได้ ความคิดของท่านต้องกระชับด้วย จัดระบบความคิดของท่านก่อนพูด โดยอาจใช้เครื่องมือ เช่น Mind Map การเขียนเป็นภาพ หรือไดอะแกรม หากสมองหรือความคิดของท่านเป็นระบบ ไม่เต็มไปด้วยความคิดมากมาย ท่านย่อมสามารถสื่อสารออกมาได้อย่างกระชับ และเข้าใจง่าย

4. กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน: การสื่อสารทางธุรกิจทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะพูดกับลูกน้อง เจ้านาย ผู้ร่วมงาน ลูกค้า ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าท่านต้องการบรรลุอะไรอันเป็นผลจากการพูดครั้งนี้ เช่น พูดเพื่อสร้างความเข้าใจ พูดเพื่อให้คิดต่อ พูดเพื่อให้สนับสนุน

5. ระบุประเด็นที่ต้องการสื่อสารให้ชัดเจน:
การพูดทุกครั้งต้องมีประเด็น การพูด 1 ครั้ง ไม่ควรมีเกิน 3 ประเด็น เพื่อไม่ให้ผู้ฟังสับสน เพราะสมองส่วนการคิด การจำมีข้อจำกัดในการทำงาน การพูดให้ผู้ฟังจดจำและประทับใจ ผู้พูดต้องสื่อสารประเด็นอย่างกระชับ ชัดเจน สอดคล้องกับผู้ฟัง

6. ยกตัวอย่าง:
ใช้การยกตัวอย่างเพื่อให้เกิดความเข้าใจได้ง่าย และชัดเจน ตัวอย่างนั้นควรสอดคล้องกับผู้ฟัง หรือเป็นเรื่องที่ผู้ฟังสามารถเข้าถึงได้ง่าย

7. ใช้คำล่าว คำคม:
เช่น รู้เขารู้เรา รบร้อยครั้งชนะร้อยครั้ง คำกล่าวนี้ผู้บริหารมักนำมาใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ขององค์กร

8. การเปรียบเทียบ อุปมาอุปไมย:
เช่น การฝึกทักษะใหม่ก็เหมือนกับการหัดขับรถ ความไว้วางใจคือน้ำมันหล่อลื่นกระบวนการโค้ชให้ประสบความสำเร็จ

9. ใช้ภาพช่วยอธิบาย:
ภาพ 1 ภาพ แทนถ้อยคำเป็น 1,000 คำ นักสื่อสาร และนักนำเสนอที่มีความสามารถจะเลือกใช้ภาพอธิบาย และใช้ถ้อยคำเพียงเล็กน้อย เช่น ใช้ภาพนกตาย แทนการอธิบายปัญหาเรื่องการทำลายสิ่งแวดล้อม

ผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่าแนวทางข้างต้นจะเป็นประโยชน์ ในการพัฒนาการพูดของท่าน ท่านสามารถนำแนวทางข้างต้นนี้มาใช้ในการสื่อสารด้วยการเขียนได้เช่นกัน หากมีคำถามหรือต้องการขอรับคำปรึกษาใดๆ ติดต่อมาได้ที่ sirirat@bewinning.biz นะคะ

การนำเสนอด้วยหัวใจและสายตา โดย ศิริรัตน์ ศิริวรรณ

“การนำเสนอคือ การส่งผ่านอารมณ์ ความรู้สึก”
Seth Godin

ความแตกต่างระหว่างผู้นำเสนอ (Presenter) กับผู้ส่งสาร (Messenger) คือ ผู้ส่งสารส่งผ่านเนื้อหา (Content) ขณะที่ผู้นำเสนอส่งผ่านอารมณ์ ความรู้สึก

การนำเสนอที่น่าเชื่อถือ ทรงพลังเป็นผลมาจากความสามารถของผู้นำเสนอในการสื่อสารได้อย่างเข้าถึงความต้องการ และจิตใจของผู้ฟัง เพราะไม่สำคัญหรอกว่าสิ่งที่คุณนำเสนอจะดีเยี่ยมเพียงไร สิ่งสำคัญคือ สิ่งที่คุณนำเสนอคือสิ่งที่ผู้ฟังอยากได้ยินหรือไม่ สอดคล้องกับความต้องการและความสนใจหรือไม่ และคุณสามารถแสดงออกให้ผู้ฟังรับรู้ว่าคุณพูดถึงสิ่งนั้นด้วยหัวใจและความรู้สึกจริงๆ อย่าลืมว่า สิ่งที่คุณนำเสนอ ซึ่งอาจเป็นผลิตภัณฑ์หรือบริการ ข้อเสนอ โครงการต่างๆ ไม่สามารถพูดเองได้ เพราะมันไม่มีชีวิต มีแต่คุณเท่านั้นที่จะทำให้สิ่งเหล่านั้นมีชีวิตขึ้นมา ผ่านการนำเสนอโดยส่งผ่านอารมณ์ ความรู้สึกของคุณออกไป ทำให้ผู้ฟังเชื่อว่าคุณมีความเชื่อมั่นและรู้สึกดีต่อสิ่งที่คุณพูด ทำให้ผู้ฟังรับรู้ว่าคุณเชื่ออย่างแรงกล้าว่ามันมีประโยชน์ต่อพวกเขาเช่นกัน

จากประสบการณ์การทำงานทั้งงานขาย งานวิทยากร งานโค้ช หลายครั้งที่ผู้เขียนได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า ไม่ใช่เพราะประวัติการทำงานของผู้เขียนเพียงอย่างเดียว ลูกค้าไม่ได้ใช้เหตุผลในการตัดสินใจเท่านั้น แต่ลูกค้าใช้ความรู้สึกด้วย ลูกค้ารู้สึกเชื่อมั่น ไว้วางใจในตัวผู้เขียน ลูกค้าเห็นบางอย่างในตัวผู้เขียน ‘ความจริงใจ’ ‘ความเป็นมืออาชีพ’ ‘การเตรียมตัว’ ในการนำเสนอ ผู้เขียนทำให้ลูกค้าเชื่อมั่นได้ว่า ผู้เขียนจะสามารถทำงานแบบมืออาชีพให้แก่พวกเขา และถือเอาผลประโยชน์สูงสุดของพวกเขาเป็นศูนย์กลางในการทำงาน ลูกค้ารายหนึ่งเคยบอกกับผู้เขียนว่า ทุกครั้งที่ผู้เขียนมาพบหรือทำงานให้ มักจะทิ้งบางอย่างที่มีความหมายไว้เสมอ แต่ลูกค้าไม่สามารถระบุได้ว่าคืออะไร มันเป็นแค่ความรู้สึก…

เคล็ดลับความสำเร็จในการนำเสนองานของผู้เขียนคือ ‘หัวใจ’ ใช้หัวใจทำงานให้เต็มที่ตั้งแต่ขั้นตอนของการวิเคราะห์ลูกค้า/ผู้ฟัง การวางแผนการนำเสนอ และสื่อสารออกไปจากหัวใจ จากความรู้สึกที่แท้จริง แต่มีความชัดเจน กระชับ ตรงประเด็น เน้นประโยชน์ของผู้ฟัง คำพูดที่มาจากใจ การวางแผน เตรียมการอย่างเต็มกำลัง และศิลปะในการสื่อสารและใช้ภาษา ทำให้การนำเสนอทรงพลังและได้ใจผู้ฟัง

เมื่อทุกอย่างมาจากหัวใจ ความปรารถนาดี ความใส่ใจต่อลูกค้า / ผู้ฟัง สิ่งนั้นจะแสดงออกผ่านทางสายตา และภาษากาย ซึ่งรวมถึงสีหน้า ท่าทาง การยืน การเคลื่อนไหว อย่างกลมกลืน และเป็นธรรมชาติ ไม่มีการปรุงแต่งใดๆ สายตาที่แสดงออกถึงความจริงใจ ความมั่นใจ ความใส่ใจ ห่วงใย ลูกค้าหรือผู้ฟังย่อมรับรู้และสัมผัสได้ แม้แต่ในยามที่เผชิญกับคำถามที่ท้าทายจากผู้ฟัง ก็ไม่รู้สึกกังวล หรือหวาดกลัวใดๆ เพราะเราได้เตรียมตัวมาอย่างเต็มที่แล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเรามีอัตตาน้อย เรายิ่งไม่มีความโกรธ หรือต้องรู้สึกเสียหน้า แต่จะสามารถรับมืออย่างผู้มีสติปัญญา

ดังนั้น สิ่งที่ผู้นำเสนอพึงระลึกไว้เสมอคือ ท่านไม่ใช่ ‘ผู้ส่งสาร’ ท่านคือ ‘ผู้ส่งผ่านอารมณ์ ความรู้สึก’ ลูกค้าหรือผู้ฟังต้องการสัมผัสความเป็นมนุษย์ในตัวท่าน เพราะถึงแม้เนื้อหาการนำเสนอท่านจะดีและมีประโยชน์ต่อผู้ฟังมากเพียงใด แต่หากท่านไม่สามารถทำให้ผู้ฟังรู้สึกเช่นนั้นได้ย่อมไร้ประโยชน์ค่ะ

ขอตัวไปเตรียมการสอน Presentation Skills ต่อก่อนนะคะ เป็นกำลังใจให้ทุกคนในการพัฒนาตนเองเพื่อเป็นผู้นำเสนอที่ยอดเยี่ยมค่ะ

sirirat@bewinning.biz